Tegas Namun Jelas. Cara Berkomunikasi ala (EO) Terkenal

 

Tegas Namun Jelas. Cara Berkomunikasi ala (EO) Terkenal

 

Fitri al-Baasitu Event Organizer - Kemampuan menangani komplain keluhan pelanggan atau customer penting untuk dimiliki bagi mereka yang bergerak di bidang jasa terutama event oganizer (EO). Salah-salah menangani komplain keluhan pelanggan atau customer akan berdampak buruk. Tak hanya kehilangan pelanggan atau customer, pelanggan atau customer yang kecewa dapat menyebarkan ulasan buruk tentang bisnis atau usaha kita. Mengingat bad news is a good news, kabar buruk lebih mudah tersebar daripada kabar baik, bisa-bisa usaha anda untuk mendapatkan image atau citra sebagai event oganizer (EO) yang kompeten, terpercaya, dan inovatif runtuh seketika karena komplain keluhan pelanggan atau customer yang sakit hati dan kecewa. Sayang banget kan? Bertahun-tahun sudah ktia memberikan pelayanan terbaik membangun bisnis event oganizer (EO), akibat salah menangani komplain keluhan pelanggan atau customer, kabur deh si pelanggan atau customer. Kalau sudah begini kita harus susah-susah mengadakan klarifikasi yang bisa dilakukan berkali-kali.

Menangani komplain keluhan pelanggan atau customer dengan baik justru dapat menciptakan loyal customer atau pelanggan setia. Hah? Bisa emangnya? Bukannya tadi si pelanggan atau customer marah-marah ya? Semua itu bergantung dari bagaimana cara kita bereksi menangani komplain keluhan pelanggan atau customer.

Jika kalian penasaran, silahkan lanjutkan membaca artikel ini ya! Fitri al-Baasitu Event Organizer siap mengupas tuntas cara mengatasi keluhan pelanggan atau customer (handling complaint) dengan sangat baik.

Untuk menjadi bisnis event organizer (EO) yang kompten dan terpercaya, sebuah bisnis event organizer (EO) yang kompten dan terpercaya harus memiliki 6 (enam) kualitas sebagaimana yang akan Fitri al-Baasitu Event Organizer beberkan di bawah ini:

1.       Memiliki keterampilan berkomunikasi yang sangat baik;

2.       Memiliki kesabaran yang nyaris tiada batas;

3.       Memiliki pengetahun produk atau product knowledge yang jempolan;

4.       Selalu berpikir positif dan optimis sehingga dapat menyikapi segala sesuatunya dengan positif (optimis approach);

5.       Memiliki kemampuan memecahkan masalah (problem solving skills) dengan cepat dan tepat; dan

6.       Memiliki kemampuan multi-tasking. Karena memiliki bisnis event organizer (EO) membuat kalian harus bisa mengerjakan banyak tugas di saat yang bersamaan dengan tanpa meneteskan keringat dan tetap fokus.

Untuk memiliki kemampuan berkomunikasi yang efektif (effective communication) agar bisa menjadi bisnis event organizer (EO) yang andal, kita harus:

1.       Sadarilah bahwa emosi Anda kalian akan terlihat. Di sinilah pentingan memiliki kecerdasan emosi atau emotioan intellegent (EQ) yang mumpuni. Dalam dunia bisnis event organizer (EO) kita dituntut untuk bersikap profesional dan dapat memberikan pelayanan terbaik pada siapa pun pelanggan atau customer kita kapan pun dan di mana pun. Masalah kantor jangan dibawa ke rumah dan masalah rumah jangan dibawa ke kantor yaaa

2.       Variasikan nada, intonasi, dan tempo suara Anda. Ada suara yang khas antara penyiar radio dan seorang customer service. Kalian bisa belajar dari mereka untuk memiliki suara yang menarik. Sebuah tips tambahan dari Fitri al-Baasitu Event Organizer, meskipun di telepon mimik atau ekspresi wajah kita tidak terlihat, tetaplah tersenyum. Coba aja deh kalian ngomong sambil senyum sama ngomong dengan wajah datar. Pasti beda deh. Yuk, cobaik di depan cermin sekarang, nggak pake lama.

3.       Jika Anda ingin orang lain menerima ide Anda, sampaikan ide Anda dengan antusias dan penuh percaya diri. Begitu ada calon pelanggan atau customer yang tanya-tanya soal konsep event, acara, hajatan, kondangan, kita menyampaikan konsep kita dengan ogah-ogahan. Kira-kira  calon pelanggan atau customer jadi pake jasa kita nggak? Wah, kemungkinan kecil sih, karena gimana bisa kira buat orang lain percaya dengan ide dan konsep kita kalau kita sendiri nggak percaya dengan ide atau konsep yang sudah kita buat?

4.       Waspadai gesture atau gerak tubuh Anda dan pertimbangkan pula dampaknya bagi orang lain terutama bagi pelanggan atau customer atau pilhak lain yang sedang bicara dengan kita. Misal, kita sedang meeting atau mengadakan pertemuan membahas konsep event acara hajatan kondangan yang akan diasakan. Kita antusias nih, saking atusiasnya pisau roti yang kita pegang kita ayun-ayunkan sampai tak sengaja nusuk salah satu rekan bisnis kalian. Nag lho! Bahaya kan? Udah bisa bikin orang lain meninggal, eh acara hajatan kondangan yang akan diasakan batal terlaksana karena semua peserta meeting ilfeel sama sikap kita.

5.       Ingatlah untuk menatap mata lawan bicara Anda. Selain membuat kita dan mereka tetap fokus. Menatap lawan bicara merupakan sebuah tindakan yang mencerminkan keberanian dan menampilkan kesan tegas. Ya lagian orangnya ngomong depan kamu kitanya natap ke mana ... mereka bisa merasa nggak dihargai lho. Kalau mereka udah merasa nggak dihargai, masa iya mau pake jasa bisnis event organizer (EO) kalian?

6.       Perhatikan dan pelajari gesture oarang lain dan dengarkan suara mereka dengan saksama. Orang yang terburu-buru biasanya bicara kurang fokus, matanya menatap tak tentu arah dengan gelisah, berbicara dengan cepat, sering melihat jam tangan, dan berjalan dengan cepat. Kalau pelanggan atau customer kita begini, segera atur janji temu berikutnya untuk memperjelas atau membicarakan kembali hal-hal yang belum sempat dibahas dan belum jelas. Mohon izin dengan sopan untuk menghubungi pelanggan atau customer lewat telepon di kisaran waktu yang sudah ditentukan.

Berkomunikasi secara efektif telah dibahas oleh Fitri al-Baasitu di atas, Kalau sudah bisa berkomuniasi dengan efektif, saatnya kita belajar untuk bisa berkomunikasi dengan asertif. Tegas, jelas, namun tetap sopan. Suapaya apa? Supaya nggak gampang dibelok-belokin lawan bicara!

Berkomunikasi secara asertif ini efektif digunakan ketika:

o   Bernegosiasi

o   Menyelesaikan konflik dan meredakan amarah

o   Menjelaskan atau menerapkan kebijakan yang kontroversial

o   Mengkomunikasikan keputusan yang sulit

o   Memecahkan masalah

o   Berurusan dengan perilaku agresif dan pasif-agresif

Terdapat 4 (empat) macam perumpamaan simulasi kondisi komunikasi asertif:

1.       Perilaku Agresif Secara Terbuka

Saya mengekspresikan secara langsung keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat saya. Saya sedikit memikirkan keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat orang lain atau bahkan tidak memikirkan keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat orang lain sama sekali. Saya menang, kamu kalah.

2.       Perilaku Asertif

Saya secara jelas dan langsung mengekspresikan keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat saya dengan cara yang memerhatikan keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat orang lain. Saya menang, kamu menang.

3.       Perilaku Pasif-Agresif

Saya secara tidak langsung memastikan bahwa orang lain menyadari keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat saya. Saya sedikit memikirkan keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat orang lain atau bahkan tidak memikirkan keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat orang lain sama sekali. Saya menang, kamu kalah.

4.       Perilaku Pasif

Saya tidak mengeskpresikan keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat saya. Secara langsung saya menempatkan keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapat orang lain di atas keinginan, kebutuhan, ekspetasi, dan pendapats saya. Saya kalah, kamu menang.